SAATÇIOĞLU DIŞ TİCARET A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

SAATÇIOĞLU DIŞ TİCARET A.Ş.

KİŞİSEL VERİLEN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

Burada , SAATÇIOĞLU DIŞ TİCARET A.Ş. Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), SAATÇIOĞLU DIŞ TİCARET A.Ş (“Şirket”) tarafından çalışan adayları ve müşteriler başta olmak üzere Şirketimiz çalışanları dışındaki gerçek kişilere ait Kişisel Verilerin, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında işlenmesine ilişkin Şirket’in beyan ve açıklamaları sunulmaktadır.

Şirketimiz, her zaman, Kişisel Verilerin Korunması hakkındaki uygulamalarımız ve yasal düzenlemeler doğrultusunda güncel bilgiler sunmak amacı ile Politikada değişiklikler yapma hakkını saklı tutmaktadır. Politikada yapılan değişikliklerin esaslı değişiklikler içermesi halinde Veri Sahipleri çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirilecektir.

Şirketimiz tarafından Kişisel Verileri işlenen çalışanlarına ait Kişisel Verilerinin İşlenmesine ilişkin hususlar ise SAATÇIOĞLU DIŞ TİCARET A.Ş Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında düzenlenmiştir.

İşbu Politika kapsamında kullanılan kavramlara ilişkin tanımlara kişisel verilerin korunması mevzuatı da dikkate alınarak EK-1’de yer verilmiştir.

1-Veri Gizliliğine İlişkin İlkeler

Şirketimiz tüm Kişisel Veri İşleme faaliyetleri kapsamında aşağıda açıklanan genel ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etme: Şirketimiz her türlü Kişisel Veri İşleme sürecinde, yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

Doğruluk ve güncellik: Şirketimiz, Veri Sahiplerine Kişisel Verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme: Şirketimiz, Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak Veri Sahiplerini aydınlatma metinleri aracılığıyla açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Şirketimiz tarafından Kişisel Veriler, temin edildikleri sırada Veri Sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Şirketimiz Kişisel Verileri yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve Şirketimiz prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, Şirketimiz prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

2-Toplanan Kişisel Verileriniz

Şirketimiz tarafından toplanan Kişisel Verileriniz Şirketimiz ile olan ilişkinin niteliği ve kanuni yükümlülüklere göre değişmektedir. Toplanan Kişisel Verileriniz şu şekilde sıralanabilecektir:

Kimlik Bilgisi (gerekli olduğu ölçüde değişkenlik göstermek üzere, T.C. kimlik numarası, adsoyad, nüfus cüzdanı paylaşılması halinde cüzdanda yazılı bilgiler fotoğraf, vb.)
İletişim Bilgisi (E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.)
Lokasyon Verisi
Müşteri İşlem Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen bir talimat ve talebe bağlı kayıtları, kredi kartı numara ve bilgileri, müşteri talimatları, buna yönelik kanallarda kaydedilen kayıtlar vb.)
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi (giriş-çıkış kayıtları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.)
İşlem Güvenliği Bilgisi (internet sitesi şifre ve parola bilgileri vb.)
Çalışan Adayı Bilgisi (özgeçmiş, mülakat notları vb.)

3-Kişisel Veri İşleme Amaçlarımız Elde edilen Kişisel Verileriniz,

Elde edilen Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları kapsamında ve;

Şirkete özel ticari faaliyetlerin kurgulanması, koordine edilmesi, geliştirilmesi, icrası, iş geliştirmeye yönelik faaliyetlerin planlanması ve icrası kapsamında;
Hukuken gerekli işlemlerin/kayıtların bildirimlerin gerçekleştirilmesi, yükümlülüklerin ifası, resmi kurumlarla iletişim, yetkili kurumlara bilgi verilmesi
Sözleşmelerin kurulması, ifası ve müşterilerle ilişkilerin yürütülmesi, yönetilmesi, planlanması ve icrası ile sözleşme sonrası hizmetlerin gerçekleştirilmesi,
Dışarıdan hizmet/danışmanlık vb. alımına yönelik faaliyetlerin takibi, planlanması ve icrası
Finans ve muhasebeye yönelik faaliyetlerin planlanması, takibi ve icrası
Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
Bilişim teknolojileri ve veri güvenliği faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Kontrol, veri yönetimi, analiz, sosyal amaçlı aktivite, süreç geliştirme ve benzeri faaliyetlere yönelik çalışmalar ile ilgili raporlamaların gerçekleştirilmesi
Kriz ve acil durum yönetimine yönelik faaliyetlerin planlanması ve icrası
Şirketin fiziki/elektronik güvenliğine yönelik çalışmaların planlanması ve icrası.
Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesine yönelik işlem ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve takibi ;
Kurumsal ilişkilerinin planlanması, icrası ve yönetilmesi;
Tedarikçi/ /iş ortağı ile ilişkilerin yönetimi, geliştirilmesi, planlanması ve icrası,
Şirket'in ve Şirket'le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi kapsamında;
Yetkili kurum ve kuruluşlara hukuki yükümlülük nedeniyle bilgi verilmesi ve/veya denetime ilişkin faaliyet ve yükümlülüklerin ifası
Şirket ve yerleşkelerinin ve şirketin ilişki içerisinde olduğu tarafların fiziki ve/veya elektronik ortamlarının güvenliğinin temini
Organizasyon ve etkinliklere katılan kişilerin kayıtlarının tutulması
Şirketin iş ilişkisi içerisinde olduğu taraflara ilişkin kayıtların tutulması, ticari güvenliğe yönelik çalışmaların organize edilmesi, icrası ve denetimi
Verilerin doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlanmasına yönelik faaliyetlerin yerine getirilmesi
İş Sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
Şirkete giriş-çıkış yapan her türlü ziyaretçiye ilişkin çalışmaların hukuka uygun şekilde planlanması ve icrasıgibi amaçlar dahilinde işlenebilecektir.

4-Kişisel Verilerin Saklanması

Şirketimiz, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürece konu olan verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veri İşleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile zamanaşımı süreleri söz konusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. Kişisel Veri İşleme amacının ortadan kalkması halinde ise, Kişisel Verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

5-Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel Verileriniz, Şirketimize veya Şirketimiz adına ürün veya hizmet sağlayan taraflar ile sizleri ürün ve hizmetlerden faydalandırmak da dahil olmak üzere, yukarıdaki amaçlar dahilinde, yurt içinde veya yurt dışında iş birliği içinde olduğumuz ve dışarıdan hizmet ya da destek aldığımız tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız ile paylaşılabilecektir. Kişisel Verileriniz, kanunen yetkili kamu kurumları ile özel kişilerle, yetkileri kapsamında paylaşılabilecektir. Kişisel Verilerinizin paylaşıldığı bu durumlarda Şirketimiz, verilerin paylaşıldığı tarafın bu Politikada yer alan kurallara ve mevzuatta yer alan hükümlere uygun şekilde işleme ve aktarım faaliyetinde bulunması için gerekli önlemleri almaktadır. Kişisel Verilerinizin yurt dışına aktarımı ise ancak;

Açık Rızanızın bulunması, veya
Kanun’da belirtilen diğer veri işleme şartlarından bir veya birkaçının karşılandığı hallerde; o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması veya o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda Şirketimizin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması koşulu ile, gerçekleştirilebilecektir.

Kanun’un 8. ve 9. maddesinde yer alan veri işleme şartlarına uygun hareket etmek kaydıyla kişisel verileriniz ayrıca;

İş birliği içerisinde olduğumuz bankalara ve
Dışarıdan destek alınan hukuk büroları, mahkeme ve diğer resmi-adli merciler ile paylaşılmaktadır.

6-Veri Güvenliği

Şirketimiz, Kişisel Verilerinizin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasten silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz;

Kişisel Verilere erişimleri kayıt altına almakta,
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanarak veri güvenliğini sağlamakta,
Kişisel Veri işleme faaliyetlerinin iş birimi bazında takibini yapmakta,
Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta,
Şirket içi politika ve prosedürlerle veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte,
Şirket içerisinde erişim için verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta,
Özel Nitelikli Kişisel Verilere erişimi daha katı önlemlere tabi tutmakta,
Özel Nitelikli Kişisel Verilere erişimi olan kişileri ek güvenlik kontrollerinden geçirmekte,
Kişisel Verilere dış kaynak kullanımı gibi sebeplerle Şirket dışından erişim olması halinde Şirketimiz, dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri almakta,
Kişisel Verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak bilgilendirmek için gerekli çalışmaları yapmaktadır.

7-Veri Sahiplerinin Hakları

Kanun’un 11. maddesine göre Veri Sahipleri, Veri Sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

Kendisi ile ilgili Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin, Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

Kişisel Veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması, · İlgili Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
Kişisel Veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
Kişisel Veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, hallerinde verilere yönelik olarak zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

8- Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması Haklarınıza ilişkin taleplerinizi

www.saatcioglu.com.tr’den ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak, tarafımıza iletmeniz durumunda, talebinizin niteliğine göre talebiniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Sizin adınıza üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için, bu üçüncü kişiye noterlikçe düzenlenmiş özel vekaletname vermiş olmanız gerekmektedir. Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin Veri Sahibi olup olmadığını tespit etmek adına İlgili Kişiden bilgi talep edebilecek, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, Veri Sahibine başvurusu ile ilgili sorular yöneltebilecektir.

9-CCTV (Kapalı Devre Kamera Sistemi) Kullanımı

Şirketimiz yerleşkelerin kapalı devre kamera sistemi aracılığıyla görsel ve işitsel verileriniz elde edilebilecek ve yalnızca aşağıda sayılan amaçlar için gerekli süre boyunca saklanabilecektir. Kapalı devre kamera sistemi kullanımı ile anti sosyal davranışların ve suç teşkil eden davranışların önlenmesi ve takip edilmesi, Şirketimiz yerleşkelerinin ve Şirketimiz yerleşkelerinde yer alan araç ve gereçlerinin güvenliğinin tesisi, Şirketimiz yerleşkelerini ziyaret eden ziyaretçilerin ve çalışanların sağlığının ve güvenliğinin korunması amaçlanmaktadır. Kapalı devre kamera sistemi aracılığıyla elde edilen verilerinizin güvenliğinin sağlanması için gerekli her türlü teknik ve idari önlem ise Şirketimiz tarafından alınacaktır.

EK-1 KAVRAMLAR

AÇIK RIZA:Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve Veri Sahipleri tarafından özgür iradeyle açıklanan rıza beyanını ifade etmektedir.
ANONİM HALE GETİRME : Kişisel Verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade etmektedir.
İLGİLİ KİŞİ/VERİ SAHİBİ : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmektedir. Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ : İfşa edilmeleri, kaybolmaları gibi durumlarda Veri Sahibinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki Kanun kapsamında daha sıkı koruma rejimine tabi tutulmuş olan verileri ifade etmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ: Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
VERİ KAYIT SİSTEMİ : Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir.
VERİ SORUMLUSU : Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, Veri Kayıt Sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir. Veri işleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.